¿Cómo elegir el mejor espacio para tu evento?
- abril 22, 2020
Por: Margarita Soriano
Opciones para realizar tu evento, hay muchos, muchísimos, y es que van desde hoteles, centros de convenciones, salones, jardines, restaurantes, fincas, haciendas, y esos bellos espacios en “ruina” que también le dan un gran encanto a tu evento, pero encontrar el espacio idóneo para tu evento, va más allá de cuestiones como aforo y presupuesto (no desvinculados), pero hay otros puntos importantes que debes considerar y aquí te damos unos tips importantes, pero antes debes tener muy claro que:
“La elección de tu evento debe de ser estratégica”, ya que le da valor a tu atmósfera deseada o bien echa todo el esfuerzo por los suelos.
Contacto para organización de eventos: Tel. 5611678014 | Correo: info@adnmedialab.com
5 Tips importantes a considerar:
1.-Capacidad del espacio
Considerar este punto te ayudará a descartar o ampliar tu elección, considerando que no querrás un espacio gigante si buscas algo para 5 personas o bien al contrario, no podrías meter 1,000 personas en un espacio con capacidad de 10 personas.
2.- Accesibilidad y localización del lugar
Muy bien, ya sabes que capacidad requieres del espacio, ahora en tu lista puedes ir acotando tus opciones de acuerdo a la localización, y para esto tienes que considerar el tipo de asistentes a tu evento, es decir, si todos llegarán por su propio pie, o bien parte de tu logística será transportarlos desde algún punto en particular, y si fuera o no tu caso, deberás considerar que tan fácil es llegar al espacio de tu evento, y donde será tu evento, un consejo adicional, es que siempre siempre consideres al público al que va dirigido tu evento, y este punto invariablemente debe ir de la mano con el siguiente punto.
3.- Fecha y hora del evento
¿Cuándo será tu evento? ¡Gran pregunta! Para este tip debes considerar varios puntos, el primero es especialmente importante para la elección de tu espacio, y es que si es un espacio exterior o bien tu evento se realizará en interior, y es que para esto puede cambiar totalmente la logística de tu evento, el mood y hasta la respuesta de los asistentes, puede ser el mismo espacio, o recinto, pero las necesidades y requerimientos de tu evento no serán las mismas un par de hroas más por la mañana, a un par de horas por la tarde o noche; en este punto además de considerar la disponibilidad de los espacios y sus horas hábiles, debes considerar el mood que deseas tenga tu evento, si es algo más formal, como una conferencia, congreso, capacitación, lo recomendable sería que se desarrolle en las primeras horas del día, donde el cerebro se encuentra más receptivo para almacenar y aprovechar la información, si es más bienun evento en donde es importante la convivencia y el intercambio de ideas, te recomendamos que se realice por la tarde; y claro en función de que determines cual es el objetivo primordial de tu evento, puedes tomar la mejor decisión en cuanto a horarios y fechas.
4.- Catering para el evento
¿Hasta aquí vamos bien? ¡Perfecto! Un elemento clave en cualquier evento, es el catering, y este servicio se puede proveer por mismo espacio, en diferentes precios y calidades, o bien, puedes llevar tu propio servicio de catering; en este punto debes considerar que si no te gustan las opciones de comida del espacio, quizás la administración del espacio ponga una cuota adicional en la renta del mismo por el concepto de llevar a tu proveedor de alimentos, y claro, un reglamento adicional que se deberá cumplir con el servicio que decidas contratar, y en muchas ocasiones, lo vale, ya que el catering de tu evento, puede ser algo que destaque la buena organización y concepto de tu evento, o bien, la gente termine molesta o hasta enferma por un servicio escueto en este rubro. Catering es uno de los rubros en los cuales no debes de escatimar, considera que tu eres el anfitrión del evento, y este punto es especialmente delicado, incluso un buen proveedor siempre te dará opciones, vegetarianas, infantiles, o tendrá un as bajo al manga en caso de que alguno de tus asistentes sea alérgico y no pueda consumir algún platillo de tu selección.
5.- Equipamiento y servicios adicionales
La mejor recomendación que podemos hacerte es que busques un espacio que cuente con el equipamiento necesario, y este punto es importante si ya sabes que es lo que ocuparás, si sabes como debe de funcionar y que hacer en caso de algún desperfecto, y es que generalmente los espacios que cuentan con equipamiento, te hacen firmar un contrato específico en caso de que algo no llegase a funcionar como tu querrías o bien si quieres ahorrarte grandes dolores de cabeza, puedes contratar un event planner y dar seguimiento puntual a cada rubro, créeme, un experto en el tema te ayudará a resolver problemas o contratiempos que tu ni habías imaginado que podrían suceder, y esta persona/agencia/o equipo debe ser de tu confianza, estos profesionales se encargan de que tu brilles en tu evento, sea cual sea, corporativo, social, promoción, difusión, lanzamiento, etc.
Los profesionales en el área sabrán anticiparte sobre posibles precauciones a tomar y la mejor manera de abordar los temas que pudieran surgir y no solamente en temas de equipamiento, te ayudan y asesoran en cada momento de tu evento, desde la planeación, hasta la culminación de este; dichos profesionales te darán un panorama claro, de que, como y cuando deben de suceder las cosas.
Así que relájate, si quieres que tu evento sea un éxito, ¡llámanos!
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